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四大管理職能(二):利用組織、領導和控制,執行及改善計劃

 

About 小稜

《型商之道》網誌作者;現於跨國企業擔任財務工作的奴隸,擅長不太實用的工商管理學,亦愛吹水談投資、科技及心理,為回故鄉日本旅行而學會日語

管理學並非只是一套管理企業或國家的理論,它亦是一套做人處世的哲學。學懂它,對於自己在職場工作、創業,甚至生活上的大小事情都十分有用。上期就談過管理學四大職能中的「計劃(Planning)」。今次小稜就會討論另外三個偏向執行性的職能:組織(Organizing)、領導(Leading)和控制(Controlling)。

二、組織

按照計劃及目標,對企業內的資源,包括人力、物資、資訊等進行有效率的安排和組織。例如:為了達成計劃,需要招聘多少人?當中有多少個是全職或兼職?如何分配他們的工作和職位?打工仔很怕遇上「老屎忽」,一間充斥「老屎忽」的公司,其組織職能或許需要改善,因可能會造成官僚主義,缺乏創新。除了「人」,也要講「物」和「資訊」。例如:小至要買多少件文具及電腦給員工,大至一間廠房的地點、生產線和生產機器的數量等。至於員工間可以怎樣交流及獲得資料?可以用電郵聯絡,也可以用Whatsapp等軟件通訊,及建立一個數據庫分享資料。不過作為打工仔,一定很討厭放工後收到工作Whatsapp!一間公司的組織如何,很大程度會影響其企業文化,這個組織行為學是小稜另一個未來可以跟大家再探討的地方。

三、領導

組織後,企業內的團隊和部門有了階級的分別,上級需要領導下屬,同級亦需互相協調,以達成計劃和目標。不同的領導者或經理的領導或管理風格不盡相同,而員工的性格及工作能力也必然不一樣。上級合適和有效的激勵、指導和監督是很重要的。例如,一位經常「黑臉」的經理很難去監管喜歡自由的員工,這時要配合員工性格利用激勵理論,鼓勵員工才能避免高流失率,給予高度彈性工作或許是一個好選擇。至於對於經驗尚淺的員工,領導者的教導和培訓就顯得格外重要。還有,假如同事之間出現任何衝突,領導者便需要解決糾紛,重整團隊內的團結。以上都是組織行為學的大課題,未來有機會可能會談談當中的人格理論和激勵作用。

四、控制

計劃、組織和領導後,整個管理流程並未完結,最後還要看看結果是否達成最初的計劃和目標。可以先訂立標準,再評估結果,把結果反饋到之前流程,對管理加以強化或改善,調整計劃(或設計新計劃)、組織結構和領導方式。控制不一定要最後才做,也可以在中途進行,例如在組織途中,發現問題便要控制。控制簡單來說就是看自己的成績有否達到標準,然後改善。公司每年為員工進行的年度評估就是績效管理中的其中一項,評價員工年內的工作表現及員工的忠誠度。每年及每季的財務報告也可用來看企業有否達成銷售目標、符合成本控制和預算等。企業亦可進行市場調查,研究顧客對品牌的熟悉度和意見,這都能反映出企業的表現。雖然量化結果會比較方便,但有時以質化方式衡量結果也是必要的。最後一旦成績與目標或標準有差異,便要分析當中原因,設法改善。

用多一個生活例子去簡單說明以上三個職能。上期小稜以計劃學習新語言為例子。計劃後,各位便要組織一下,例如安排好時間表學習和溫書、購買書本、找導師等。雖然沒有員工領導,但激勵和監督自己願意持續學習,不放棄是需要的。最後便要控制,看看幾年內自己的學習進度與目標是否一致,加以改善學習計劃。四大職能的概念就談到這裡,未來或會再深入討論各範疇。之後小稜都會再教一些其它的管理學及經濟學理論,如果各位有甚麼想知,也可跟小稜說,下次見!

 

本文來自《型商之道》--分享在殘酷社會下,香港與國際的政治經濟、職場文化、創業營商、心理管理及科技趨勢資訊的打工仔求生網誌(網誌Facebook專頁作者聯絡

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